Secretariaatmedewerker

Het Holland Festival, het grootste internationale podiumkunstenfestival van Nederland, is op zoek naar een

Secretariaatmedewerker (m/v/x), freelance of in loondienst t/m juni 2022

Startend met 0,4/0,6 FTE oplopend naar 1 FTE in juni

De functie
Je verricht secretariële, coördinerende en uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van het functioneren van het bureau van het Holland Festival. Voor deze veelzijdige, soms hectische functie (zeker als het festival dichterbij komt) zoeken wij een tijdelijke collega met het liefst aantoonbare secretariële ervaring. Een collega met een hands-on mentaliteit, die het hoofd koel kan houden in drukke situaties en goed is in multitasking. Je werkt met alle afdelingen samen en bent de vraagbaak voor je collega’s, kortom: een spin in het web. 

Plaats binnen de organisatie
Als secretariaatmedewerker rapporteer je aan het Hoofd Bedrijfsvoering en maak je deel uit van het team Bedrijfsvoering dat naast die twee functies bestaat uit de directiesecretaresse en de medewerker financiële administratie.

Kerntaken
Eerste aanspreekpunt zijn van het Holland Festival, zowel op kantoor als per telefoon en e-mail (info@hollandfestival.nl)

  • Receptiewerkzaamheden, zoals: beantwoorden telefoon, ontvangen en doorverwijzen gasten, verwerken inkomende en uitgaande post.
  • Overige ondersteunende secretariële werkzaamheden voor de afdelingen directiesecretariaat, productie, development, communicatie & marketing, financiën, programmering.
  • Uitzoeken en/of boeken van reizen en hotels voor diverse afdelingen.
  • (Kantoor)bestellingen plaatsen en contact houden met leveranciers. Voorraadbeheer, beheer van kantoorapparatuur en archiefbeheer.
  • Het op orde houden van de algemene ruimtes, het verrichten van licht huishoudelijke en administratieve taken, alsmede hand-en-spandiensten. 

Profiel

Opleiding en ervaring, kenmerken en vaardigheden

  • Je bent representatief, beschikt over een prettige telefoonstem, kunt zelfstandig werken, bent initiatiefrijk en hebt affiniteit met de culturele sector, het Holland Festival in het bijzonder.
  • Aantoonbare beheersing van Windows/Word, Excel en Outlook.
  • Goede beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling én schriftelijk (kennis van Frans en Duits is een pre).
  • Je hebt een proactieve werkhouding en flexibele instelling, bent accuraat en kunt het hoofd in drukke situaties koel houden.
  • Pre: afgeronde opleiding secretaresse of management assistent
  • Pre: ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een culturele organisatie 

Over het Holland Festival
Artistieke vernieuwing, innovatie en experiment zijn al sinds de oprichting in 1947 de kernwaarden van het Holland Festival. Elk jaar in juni toont het festival grensverleggende voorstellingen van makers van over de hele wereld, en nieuwe ontwikkelingen binnen de podiumkunsten.

Van theater, dans, muziek, muziektheater en opera tot multidisciplinaire vormen en cross overs met beeldende kunst, digitale kunst, fotografie en film. Dankzij de reputatie die het Holland Festival in ruim 70 jaar heeft opgebouwd, is het in staat voorstellingen te tonen en soms ook te helpen realiseren die hier anders nooit te zien zouden zijn. Deze leiden dikwijls tot unieke, overweldigende en heugelijke ervaringen en nabeschouwingen. Recente voorbeelden hiervan zijn het door Pierre Audi geregisseerde aus LICHT (2019, Karlheinz Stockhausen), The Head & The Load van William Kentridge (2019), Rito de Primavera van José Vidal & Compañia (2017) en Le encantadas… van Olga Neuwirth (2016). Het Holland Festival ziet het als zijn rol en kracht een katalysator zijn van buitengewone voorstellingen.

Wij bieden
Je werkt in ons mooie kantoor in hartje Amsterdam met uitzicht over het IJ in een klein team van zeer bevlogen professionals, die allemaal hun eigen expertise inzetten om elk jaar weer een wereldwijd toonaangevend festival neer te zetten. Dit jaar is zelfs een jubileum, de 75e editie! Binnen de podiumkunsten bieden wij een competitief salaris en uitstekende arbeidsvoorwaarden.

Procedure
Het Holland Festival streeft ernaar zijn personeelsbestand een afspiegeling te laten zijn van de Nederlandse samenleving. Daarom hopen wij van harte sollicitaties te ontvangen van kandidaten met een diverse achtergrond. We willen op korte termijn gesprekken inplannen, zodat bij wederzijds enthousiasme binnenkort gestart kan worden, maar uiterlijk 1 april 2022. 

Geïnteresseerd?
Ben jij de collega die wij zoeken? Stuur dan zo snel mogelijk je CV met motivatiebrief naar rianne.meehan@hollandfestival.nl onder vermelding van ‘vacature Secretariaat’. Neem voor meer informatie contact op met Rianne Meehan, directiesecretaresse, op 06-11595225.